ROC Aventus en Tribe KRD

case-img

ROC Aventus is één van de twaalf Triple A instellingen die gezamenlijk een aanbesteding deden voor een nieuw kernregistratiesysteem. De heer Dick Hagoort, Hoofd Informatiesystemen, vertelt over de implementatie en alles wat daarbij komt kijken.


Het begint allemaal met inventarisatie.
Daarna zet je een organisatiestructuur neer.
En dan zet je de grote stap!

De weg ernaar toe....
Het begint allemaal met inventarisatie. In overleg met de consultant van Stoas Learning is er een activiteitenplan opgesteld. Dat plan was een leidraad en was onderhevig aan continue ontwikkelingen. Doordat wij een flexibele instelling hebben (én zijn!) konden we dat plan telkens bijstellen naar de situatie.

Daarna zet je een organisatiestructuur neer. We hebben verschillende werkgroepen in het leven geroepen, met daarnaast een stuurgroep en een klankbordgroep. Vanuit de werkgroepen is veel werk gedaan. Er is voornamelijk tijd besteed aan de conversie. Tot het moment dat we het gevoel hadden dat het goed was. Toen hebben we dat script bevroren. Ook  de processen (met later de werkinstructies) zijn goed beschreven. Die hebben we als basis gebruikt voor de inrichting van Tribe KRD.

En dan zet je de grote stap! De laatste maand voor het live gaan hebben we direct contact gehad met Educus. Als projectgroep vonden wij het belangrijk de communicatielijnen kort te houden.

Losse modules is winst!
ROC Aventus zag dat hun oude informatiesysteem nOISe niet meer de juiste functionaliteit bood binnen de huidige onderwijsontwikkelingen. Wij willen met de veranderingen meegaan! Het pakket nOISe kon daaraan niet meer voldoen. Het is één geïntegreerd geheel. Wij willen losse componenten. Modulegericht. Hierdoor hebben we de keuzevrijheid om flexibel om te gaan met de veranderingen binnen het onderwijs.

KRD kun je leren!
De medewerkers van ROC Aventus hebben op verschillende manieren kennis gemaakt met KRD. De instelling heeft zelf een Tribe on Tour georganiseerd. Om de collega's goed te informeren zijn er presentaties gegeven. Speciaal voor het management en voor het administratief personeel. Er werd zelfs een leuke gadget uitgereikt! Tasje met usb stick en chocolade geld!

Daarnaast hebben de medewerkers de WebBasedTraining gevolgd. Ook hebben ze in een eigen scholingsomgeving gewerkt.. Al snel bleek dat de medewerkers enthousiast waren over Tribe KRD. Ten opzichte van nOISe een hele vooruitgang vanwege de transparantie, het snel kunnen invullen, het snel inzicht kunnen krijgen en het gebruikersgemak.

Top 3 tips die ROC Aventus wil delen:

  • Samen tot één doel willen komen. Wij vinden een goede klant-leverancier relatie heel belangrijk.
  • Bedenk als instelling goed van te voren welke informatie je uit het systeem wilt halen, dus welke rapportages heb je nodig.
  • Start zo'n traject met een compacte groep mensen. Houd het klein. Kies mensen die tijd en ruimte hebben! Liefst 40 uur per week! Voorzie alle collega's van informatie over wat je doet.